Mở cơ sở thương mại ở Califonia

LS. Trần Khánh Hưng/Viễn Đông

Một trong những nơi mà người Việt ở khắp nơi, khi đến thăm California đều muốn ghé qua là khu Little Saigon, nơi có rất nhiều cơ sở thương mại buôn bán sầm uất mà phần lớn do người Việt Nam hay người Mỹ gốc Việt làm chủ. Những thương xá trải dài trên những con đường của mấy thành phố liền nhau, đầy ắp người vào mỗi cuối tuần và những ngày lễ. Vào đầu thập niên 80, lúc mới bắt đầu có sự hiện diện của những thương gia Việt Nam này, có lẽ khó ai có thể tưởng tượng được sự phát triển nhanh chóng vượt bực này.
Để có một cơ sở thương mại ở California, thật ra không phải là điều đơn giản. Chủ nhân sẽ có rất nhiều thứ phải lo từ chuyện kiếm địa điểm, ký lease, chạy tiền, thuê nhân viên, mua sắm đồ đạc, v.v., nên nhiều khi quên nghĩ đến khía cạnh luật pháp. Tuần này, chúng tôi xin bàn đến một số điều cần biết nếu bạn muốn mở một cơ sở thương mại.
Mỗi loại cơ sở thương mại đều có những đòi hỏi về luật lệ khác nhau, chẳng hạn như nếu bạn mở tiệm ăn hay làm móng tay thì có những đòi hỏi của Bộ Y Tế (Health Department), là trung tâm băng nhạc thì có những luật về copyright, trademark để bảo vệ sản phẩm của mình. Mặt khác, mỗi quận hạt và thành phố đều có những luật lệ riêng, cho nên nhiều khi bạn làm chủ cùng một loại cơ sở thương mại ở nhiều thành phố, bạn có thể phải tuân theo những luật lệ của từng địa phương.
Phần dưới đây là tóm lược một số những đòi hỏi chung của liên bang, tiểu bang cũng như thành phố khi bạn muốn mở một cơ sở thương mại.
1. Business License: Mọi cơ sở thương mại hay dịch vụ ở California đếu phải có môn bài (business license) của thành phố. Nếu cơ sở thương mại không thuộc về thành phố nào thì phải xin với quận.
2. Fictitious Business Name: Nếu chủ nhân không dùng tên của chính mình, nhưng lại giao dịch qua tên của cơ sở thương mại, chủ nhân cần phải nộp đơn lên quận để xin Fictitious Business Name hay “d.b.a.” (“Doing Business As”).
3. Certificate of Occupancy: Nếu cơ sở thương mại là một tiệm mới chứ không phải sang nhượng, hay có sự thay đổi về việc sử dụng địa điểm cũ cho ngành thương mại mới, một số thành phố đòi hỏi chủ nhân nộp đơn xin Certificate of Occupancy với Board of Equalization.
4. Trước khi bạn sang tiệm lại từ một cơ sở thương mại khác, bạn cần phải thông báo cho Board of Equalization và yêu cầu một văn kiện gọi là certificate of tax clearance. Mục đích là để bảo đảm chủ nhân hiện thời của tiệm đã đóng đầy đủ thuế. Chủ nhân sẽ được thông báo nếu còn nợ thuế và giấy clearance chỉ được gửi ra sau khi tất cả tiền thuế của tiệm đã được thanh toán. Nếu không có giấy này, sau này chủ nhân mới có thể phải trả những tiền thuế còn thiếu của chủ cũ và cả tiền phạt nữa.
5. Bạn phải thông báo cho Secretary of State (Tổng Thư Ký Tiểu Bang) nếu cơ sở thương mại của bạn là công ty (ngay cả non-profit), limited hay limited liability, hay hùn hạp (partnership).
6. Bond: Bạn phải mua bond (bảo hiểm thế chân) nếu bạn có một trong những dịch vụ sau đây: dịch vụ di trú, dịch vụ liên quan đến credit, trường hay lớp khiêu vũ, discount buying organization, dịch vụ tìm việc làm, công ty đấu giá.
7. Bằng hành nghề: Những ngành chuyên môn như nha sĩ, bác sĩ, luật sư, cũng như những tiệm thẩm mỹ, làm tóc, làm móng tay, công ty hay thợ xây cất, sửa xe, v.v., đều phải có bằng hành nghề của tiểu bang.
8. Giấy phép: Phần lớn những cơ sở thương mại không cần có giấy phép của liên bang, ngoại trừ những công ty lái xe xuyên bang, dịch vụ cố vấn đầu tư tài chánh hay những cơ sở thương mại liên quan đến meat packing. Tuy nhiên phần lớn nghành nghề đều phải có giấy phép của tiểu bang, từ những dịch vụ giữ trẻ, săn sóc người già, người bệnh, đến những dịch vụ liên quan đến chuyên chở. Ngoài ra, một số dịch vụ liên quan đến hệ thống báo động (alarm) cũng cần có giấy phép của cảnh sát.
9. Quán ăn hay dịch vụ liên quan đến thực phẩm cần phải có giấy phép của Bộ Y Tế (Health Department). Quán có bán rượu cần phải có liquor license của tiều bang,
10. Fire Code Permit: Cơ sở thương mại của bạn cần phải có giấy phép của thành phố để bảo đảm cơ sở thương mại được xây cất theo đúng luật.
11. Zoning permit: Trước khi ký hợp đồng với chủ đất, bạn nên xem kỹ xem nơi đó có cho phép làm dịch vụ bạn muốn mở hay không. Nhiều thành phố buộc bạn phải có giấy phép về zoning trước khi cơ sở thương mại của bạn khai trương. Chẳng hạn, nhiều nơi cho phép bạn được làm ăn ngay nơi bạn cư ngụ, nhưng nhiều thành phố lại không cho phép. Nếu bạn ở khu condo và muốn mở một dịch vụ tại nhà thì bạn cũng cần phải xem lại những luật lệ trong khu condo đó (by laws).
12. Sellers permit: Nếu bạn là nhà buôn, mua đi bán lại những sản phẩm phải đóng thuế nếu mua lẻ, bạn cần phải có sellers permit.
13. Employee Verification: Theo luật liên bang, khi mướn nhân viên, bạn cần phải có giấy tờ chứng minh là họ cư ngụ hợp pháp và được quyền làm việc tại Hoa Kỳ.
14. Employer Identification Number: Những cơ cở thương mại có mướn nhân viên hay những công ty phải có xin một số Employer Identification từ sở thuế IRS.
15. Workers Comp Insurance: Mỗi công ty hay cơ sở thương mại phải mua bảo hiểm tai nạn nghề nghiệp cho nhân viên. Nếu không mua bảo hiểm này, bạn có thể bị phạt tiền hay bị đóng cửa tiệm bởi California Labor Commission.
16. Giữ thuế của nhân viên: Đây cũng là một trong những vấn đề quan trọng khi bạn có nhân viên trong tiệm. Theo luật của tiểu bang, bạn phải giữ những thuế dưới đây cho nhân viên:
- State Disability Insurance: để trả cho những khi nhân viên nghỉ vì bệnh hoạn, đau ốm, sanh sản.
- State Personal Income Tax: Khi bạn đóng thuế cho liên bang, bạn phải đóng luôn số tiền bạn giữ của nhân viên để đóng thuế tiều bang cho họ, dựa trên số miễn trừ (standard deduction) mà họ khai.
- State Unemployment Insurance: Số tiền này được đóng để trả trong những trường hợp sa thải nhân viên vì thiếu việc làm.

Đây chỉ là một số tóm lược những vấn đề liên quan đến việc mở một cơ sở thương mại, không phải cố vấn luật pháp. Mọi thắc mắc và tham khảo miễn phí về vấn đề luật pháp, xin liên lạc với văn phòng Luật Sư Trần Khánh Hưng (David K. Tran) ở số điện thoại (714) 839-4077 hoặc E-mail tại davidtran@dktran.com, hay gửi thư đến Law Offices of David K. Tran, 15446 Brookhurst St, Westminster, CA 92683.